La règle d’or de la gestion du temps : le STEP
Vous connaissez le propre de la plupart des cadres des secteurs du Social et du médicosocial, et même de tout professionnels en règles général ? C’est le stress sur cette fameuse TO DO LIST qui ne descends jamais !
Et bien j’ai une mauvaise nouvelle : la TO DO LIST est en auto alimentation permanente et elle ne sera jamais à zéro (où alors c’est mauvais signe car avoir des choses à faire c’est le propre de la vie, donc par opposition si on n’a plus rien du tout à faire, c’est qu’on est mort !).
Après cette introduction optimiste, je vais vous présenter une règle qui m’a aidé un nombre incalculable de fois et qui me sers encore fréquemment : la règle du STEP.
Plantons le décor : la situation de « je suis sous l’eau !»
Dans cet article, je ne vais pas détailler toutes les actions à mettre en place pour mieux gérer son temps. J’anime des formations à ce sujet qui dure une journée et qui ne peuvent se résumer en un article. Nous allons nous atteler dans la situation précise où vous vous sentez sous l’eau et vous ne vous en sortez plus.
Je vous fais un top d’exemple : il est 16h00, nous sommes le vendredi, vous avez promis à votre conjoint(e) que vous partirez en week end ce soir et vous avez une to do list d’une page.
Vous avez l’impression que vous n’y allez pas arriver, vous vous sentez accablé et la tête qui fume avec beaucoup de difficulté à agir. Le décor est bien planté, nous sommes raccord ? C’est dans ce type de situation que la règle du STEP peut vous sauvez !
Le principe de la règle du STEP
Le principe de la règle du STEP est finalement un grand principe classique de la gestion du temps, c’est-à-dire qu’il faut en prendre pour s’organiser et reprendre la main. En résumé : ne plus être en réaction (stressante et en mode « subir »), mais en pro action (rassurante et en mode « reprendre le contrôle »).
Je vous expose la règle du STEP quand vous êtes sous l’eau, en situation de panique face à la masse de votre travail et des choses à faire, mais cette règle peut s’appliquer de base même sans être dans cette situation de stress.
Découvrez le STEP en vidéo
La règle du STEP est un acronyme
STEP signifie :
STOP : votre cerveau est en surchauffe. Vous devez faire redescendre la pression pour reprendre la main et y voir plus clair (imaginez votre cerveau comme une boulle à neige souvenir : bien secouée vous ne voyez plus le décor. Il faut poser la boule pour que la neige tombe et voir plus clair). Donc pour faire simple, vous posez votre stylo sur le bureau (faite le geste symbolique), vous vous levez et vous allez prendre l’air 5-10 minutes (ou prendre un café). Le but est de casser le flux de pensée pour retrouver de la sérénité pour réfléchir.
THINK : Penser. Vous prenez une feuille et vous notez tout ce que vous avez à faire. Par exemple : appeler untel/ envoyer un mail à bidule/ faire un compte rendu pour mon chef…
EVAL : Évaluation. Pour chaque tâche que vous avez notée, vous vous posez 3 questions :
- Est-ce que sincèrement je dois la faire maintenant tout de suite ou puis je la reporter ?
- Puis-je la délégué à quelqu’un ?
- Combien de temps cette tâche va me prendre de temps si je dois la réaliser ?
PROCESS : Processus. Vous reprenez la main sur votre emploi du temps et vous positionnez vos tâches dans le temps. Par exemple : j’appellerai untel lundi après-midi, j’envoie ce mail important maintenant pour que mon chef puisse avoir les éléments demandés lundi matin, je me bloque une heure de travail dans mon agenda mercredi pour faire le compte-rendu que je dois envoyer avant vendredi prochain….
Vous allez ainsi vous rendre compte (authentique) que ce que vous avez vraiment besoin de faire avant de partir en week-end n’est pas si important que cela et que vous pouvez reprendre la main et vous organiser sur la longueur. En faisant cela vous vous rendrez compte que vous ferez toute votre to do list…. mais du jour, celle que vous avez décidé puisque vous aurez reporté les autres tâches dans votre agenda.
En conclusion, pourquoi la règle du STEP m’a aidé plus d’une fois et en quoi elle m’est encore salvatrice
Comme dans tous les postes vous êtes confrontés à des objectifs, des délais, des demandes et des imprévus. Ayant été formé et étant formateur en gestion du temps, cette règle m’a beaucoup servi lorsque j’avais dans ma journée mon lot d’imprévus qui avait dépassé mes capacités à tout gérer : il me fallait donc réévaluer ma to do list en conséquence. En reprenant la main et en gardant le cap sur mes objectifs, je peux vous garantir que j’ai pu maintenir la barre et avancer sereinement.
Aujourd’hui dans ma vie d’entrepreneur, je n’ai certes plus de hiérarchie, mais je dois composer avec les demandes des clients, le retour des candidats… et même si je suis très organisé, mon agenda, mon planning est constamment envahi par des imprévus et je dois en souplesse sans cesse réévaluer ma to do list en conséquence. J’utilise la règle du STEP plusieurs fois dans le mois (surtout le vendredi soir, la veille de vacances 😉).
J’espère que cet article et que cette règle du STEP vous sera utile tout comme à moi. Et si vous avez testé cette technique et qu’elle vous a servi, faites le moi savoir par mail ou en commentant cet article, cela me fera plaisir de savoir que j’ai pu vous aider.
Et vous pouvez découvrir mon article sur les 8 conseils pour réussir son recrutement, là encore des moyens de gagner du temps… bonne lecture.